«– Brukere (innbyggere, bedrifter og leverandører, red.anm.) skal få slippe unødvendige kostnader. De skal også slippe å bli «digitalt ekskludert» som følge av hvilke filformater myndighetenes dokumenter benytter.»

Det er med slike argumenter regjeringen i Storbritannia denne uken har innført et krav om bruk av åpne standarder i forvaltningen.

Valget falt på PDF/A eller HTML for visning av dokumenter, samt ODF 1.2 (Open Document Format) for utveksling av redigerbare dokumenter.

Det forventes at disse formatene blir obligatoriske i alle statlige organer. Ifølge en pressemelding skal dette gi følgende fordeler:

** Innbyggere, næringsliv og frivillige organisasjoner vil heretter ikke lenger måtte ha spesiell programvare for å åpne eller arbeide med dokumenter fra myndighetene.

** De som arbeider i forvaltningen vil kunne dele og samarbeide om dokumenter i det samme formatet, slik at man reduserer problemene med å sjonglere mellom ulike formater.

** Statlige virksomheter vil kunne velge det best egnede og de mest kostnadseffektive applikasjonene, med full visshet om at dokumentene fungerer også for de både utenfor og innen forvaltningen.

– Innsparing
Francis Maude, statsråden for Cabinet Office (kan sammenlignes med Statsministerens kontor) og leder for hele det britiske embedsverket, venter seg store besparelser.

– Dette er et stort skritt i vår plan om digitalt førstevalg, som vil spare innbyggere, næringsliv og skattebetalere for 1,2 milliarder pund i denne valgperioden, sier Maude i en uttalelse.

Summen han oppgir tilsvarer over 12,5 milliarder norske kroner, men er altså del av en langt bredere reform, som på sikt skal gi innsparinger i størrelsesorden 1,7 til 1,8 milliarder pund årlig. Norge har som kjent en tilsvarende plan om å heldigitalisere offentlig sektor.

Britene oppgir at prosessen med å velge obligatoriske filformater har vært omfattende, inkludert en høringsrunde hvor det kom inn over 500 svar.

Deler av besparelsene regjeringen i Whitehall venter seg skyldes at de nå blir mindre avhengig av å kjøpe lisenser til kontorpakken Office fra Microsoft.

Som digi.no skrev i januar har ministeren sagt at de ønsker å gjøre seg mindre avhengig av låsing til proprietære formater. Les artikkelen Vurderer å dumpe Microsoft Office.

Ifølge Press Association har offentlig sektor i Storbritannia brukt nær 200 millioner pund, godt over to milliarder kroner, alene på Microsoft Office siden 2010.

Prøvd før i Norge
Storbritannia gjør nå det samme som daværende fornyingsminister Heidi Grande Røys (SV) gjorde i 2007 da ODF-formatet ble innført som krav i Norge gjennom den såkalte referansekatalogen for IT-standarder i offentlig sektor.

Røys førte i sin periode en preferansepolitikk for fri programvare og åpne standarder. Hennes etterfølgere har siden reversert deler av denne politikken. Regjeringen fjernet ODF-kravet i 2013.