Den 7. mars 2012 deiser det inn et brev til Bergen kommune. Brevet forteller at de er plukket ut til en såkalt lisensgjennomgang av Microsoft.

Lite visste kommunen hvor lang tid dette skulle ta. Og hvilke vindmøller de måtte kjempe imot, bare for å slippe urettferdige krav om tilleggsbetaling på mange millioner kroner.

Bergen kommune sto foran en ni måneders lisenskrangel, utført av Deloitte på vegne av Microsoft.

– Vårt inntrykk er at de aldri satte seg inn i våre avtaler. Deloitte kom inn med et metodeverk og en måte å telle på som ikke passer i det hele tatt. Et av hovedproblemene er at de er veldig opptatt av hvor mange ansatte vi har, sier IT-direktør Kjetil Århus i Bergen kommune til digi.no.

Legger du sammen fastansatte, innleide konsulenter og midlertidige er det rundt 27 – 28.000 som jobber for landets nest største kommune.

– Når de gjør en analyse av den typen tall og ikke er interesserte i avtalene våre, som sier at vi skal betale for faktisk bruk, da blir rapporten helt ubrukelig. Resultatet av Deloittes første gjennomgang var at Bergen kommune bare på Office-lisenser var skyldig 8 millioner kroner, fortsetter IT-direktøren.

– En ting er at tallet er voldsomt. Tallet er jo feil. Vi vet at vi er à jour. Dette er utrolig frustrerende og fører til at vi bruker flere måneder på å få Deloitte til å erkjenne at vi har en avtale der vi skal telle reell bruk.

Deloitte Norge takket nei til å svare på kritikken som reises i denne artikkelen.

– Jeg registrerer det som sies, men vi kan dessverre ikke gi noen kommentar til innholdet i et spesifikt revisjonsoppdrag, skriver kommunikasjonsdirektør Frode Vik Jensen i Deloitte i en epost til digi.no.

Sauser alt sammen
Etter hvert i den langdryge prosessen blir Microsoft Norge selv mer og mer aktive. Først etter et betydelig antall møter griper Microsoft inn og instruerer Deloitte, forteller Århus.

– Det burde de gjort allerede før prosessen. Deloitte skjønte heller ikke at vi hadde to ulike lisensavtaler, en for campus (skole og utdanningssektoren) og en for det administrative. De sauser alt sammen.

Kommunen presiserer at de har veldig mange grupper ansatte som ikke bruker IT-verktøy. Å beregne lisenskrav etter en ren opptelling av totalt antall ansatte blir da urettferdig.

– Vi har heldigvis god kompetanse og avtaleforståelse. Jeg synes synd på andre kunder som blir utsatt for denne typen autoritet uten å ha det. Tenk mellomstore eller små kommuner som gir etter uten å bruke tiden det tar å rette opp.

– Totalt meningsløst
Århus er usikker på om Microsofts kunder har grunn til å føle seg lurt i slike tilfeller, men er iallfall sikker på at det er «totalt meningsløst» å bruke å så mye tid på en prosess for gjennomgang av programvarelisenser.

– Jeg er mest bekymret hvis andre utsettes for dette uten å klare å stå imot, sier IT-direktøren.

Tilbake til start
Bergen kommune så tidlig at lisensgjennomgangen bar galt av sted. Da prøvde de å involvere Microsoft.

– Til slutt var det en del møter vi nektet å gjennomføre hvis ikke Microsoft Norge også deltok. Etter hvert ble de mer og mer aktive. Og til slutt.. Historien endte med ingenting.

Med ingenting mener Kjetil Århus at kommunen til slutt vant frem med sitt opprinnelige standpunkt. Kommunen har og hadde en ryddig oversikt over lisensbruken. De rapporterer inn jevnlig, slik de skal etter avtalene.

– I noen år har vi hatt en økning i bruken og da fått tilleggsregning. Dette året hadde vi ikke økning og var à jour. Det endte med at vi var korrekt lisensiert, sier han.

Men å vinne frem med synspunktet de har hatt hele veien tok altså ni måneder.

– Hva burde vært gjort annerledes?

– Hvis Microsoft skal granske sine norske kunder med tredjeparts revisjonspartnere, så må de skolere dem på hvilke avtaler kundene har. Det nytter ikke å komme med europeiske eller amerikanske revisjonsmetodeverk uten å kjenne til gjeldende avtaler. Kunnskap om lokale forhold og avtaler må jo være en forutsetning for å gjøre en god jobb, sier Århus.

Microsoft: Beklager på generell basis
Microsoft opererer med ulike former for lisensgjennomgang. Retten til å føre kontroll fremgår av alle lisensavtalene og er en betingelse for å benytte programvaren.

Alle kunder kan forvente å bli kontaktet i forbindelse med en eller annen form for lisensgjennomgang minst én gang i løpet av en treårsperiode, opplyser programvaregiganten.

Etter det digi.no erfarer er lisensrevisjon (audit) regnet som mest «ubehagelig» for kunden, mens det Bergen kommune opplevde var en såkalt SAM («software asset management») Baseline-prosess, som i utgangspunktet skal være en snillere prosess. I senere artikler skal vi gå nærmere igjennom forskjellene.

Hilde Lervik er med tittelen «Anti-Piracy Lead» sjef for Microsoft Norges anti-piratvirksomhet. Det er hun som er ansvarlig for lisenskontrollene.

– Bør Microsofts norske kunder forvente at en lisensrevisjon kan ta bortimot ett år å gjennomføre?

– Tiden dette tar varierer veldig fra kunde til kunde og avhenger av kompleksitet, sier Lervik.

– I hvilken grad er Bergen kommunes opplevelse representativ for andre kunder?

– Vi kan ikke kommentere på spesifikke avtaler eller prosesser som vi har med våre kunder. Generelt sett synes vi det er sterkt beklagelig hvis våre kunder har en dårlig opplevelse med SAM Lisensgjennomgang (som dette var) eller revisjoner/Audits. Microsoft Norge har løpende kontakt med våre partnere innen dette området og alle tilbakemeldinger blir selvfølgelig tatt svært alvorlig og vi forbedrer våre egne og partners prosesser kontinuerlig.

digi.no ønsker å rette søkelyset på Microsofts praksis med lisensrevisjon. Har du tips eller egne erfaringer? Kontakt vår journalist på e-post eller mobil 90 85 88 19. Vi behandler alle tips konfidensielt.