HELSFYR (digi.no): Å lære seg de temmelig kompliserte lisensreglene til programvaregiganter som Microsoft, Oracle og Adobe er ikke noe venstrehåndarbeid.

– Det har nok mang en IT-organisasjon lidd av. Jeg ser på lisensrådgivning og lisensadministrasjon som en egen yrkesretning, sier administrerende direktør Erik Frøystein i Comparex Norge.

Det er iallfall et fagområde i sterk vekst, med egne rådgivere, sertifiseringer, spesialister og særegne verktøy.

Han sier han kjenner igjen frustrasjonen Bergen kommune opplevde, da de ble utsatt for en ni måneders lisensgranskning utført av Deloitte på vegne av Microsoft.

Frøystein har invitert oss etter å ha lest artikkelserien der digi.no belyser fenomenet lisenskontroll, for å fylle ut bildet.

Comparex er såkalt gold partner av Microsoft, og bistår programvaregiganten i betalte oppdrag med gjennomgang av kundenes lisenser. I andre oppdrag sitter de på motsatt side av bordet – engasjert direkte av kunden som opplever å bli plukket ut til lisensrevisjon, da for å hjelpe dem med å dokumentere korrekt antall brukte lisenser.

Det tyske konsernet (tidligere kalt PC-Ware) med drøyt 2.000 ansatte er Microsofts største lisenspartner i Europa. De nyter samme status med Citrix og VMware, og er nummer to på Adobe-produkter.

Norgeskontoret er langt mindre, men deres 13 ansatte er til enhver tid engasjert i to-tre pågående lisensgjennomganger hos selskaper, som har alt fra 3-400 pc-brukere til nærmere 10.000 innenfor alle slags bransjer.

– En pc som koster 10.000 kroner kan ha programvare for 100.000 installert, uten at noen egentlig er klar over kostnader og bruk. Det viser seg at en god del kunder ikke har kontroll på dette, sier Frøystein.

Dokumenterer bruken
I et typisk tilfelle går Comparex inn med en rådgiver og installerer lisenshåndteringsverktøyet Snow hos kunden. Over en periode på 60-90 dager overvåker de hvilke programmer som brukes, inkludert versjoner og selvsagt omfanget. Det gjelder all slags programvare, både på klientene, fysiske og virtuelle servere.

Om nødvendig helt ned til hvor mange minutter et program benyttes.

– For eksempel kan vi se hvor mange minutter en klient har brukt Adobes Acrobat Professional, som er et typisk produkt mange ikke trenger. Det samme gjelder Microsoft Project («å, jeg skal være med i et prosjekt, og da trenger jeg sikkert Project»).

Poenget er å gi et så riktig bilde som mulig. En kortere sjekk ville vært mindre nøyaktig, på grunn av ansattes ferieavvikling, fødselspermisjon, sykdomsfravær og så videre.

Millioner å spare
Ut kommer det en rapport fra Snow. Det fine med den, mener Frøystein, er at verktøyet og rapporten er anerkjent av programvareleverandørene selv.

– Rapporten er godkjent av både Microsoft, Oracle og Adobe, samt revisjonpartnerne deres. De får et dokument de forholder seg til.

Dette kan alene spare bedrifter for flere millioner kroner, da det dokumenterer faktisk bruk – kanskje som en motvekt til de overdrevne tallene enkelte kunder har blitt avkrevd for.

– En større norsk virksomhet fikk i mai varsel om lisensrevisjon av Microsoft. Revisjonsfirmaet KPMG kom da opp med en oversikt som viste at de var underlisensiert for 2,5 millioner kroner.

Med en rapport mer eller mindre direkte fra Snow fikk Comparex redusert denne ekstraregningen ned til 1,4 millioner kroner.

– De sparte dermed 1,1 millioner kroner. En drøy million spart ved hjelp av en rapport som kostet 30.000 kroner er god butikk, sier Erik Frøystein.

Sløseri
Han trekker frem et annet poeng, som digi.no får bekreftet også fra andre hold: Erfaringen fra bransjen er at programvarekunder som regel er overlisensiert.

De betaler altså for flere lisenser enn nødvendig. Enten for å være på den sikre siden, fordi rutiner eller kontrollen er for dårlig eller av andre grunner.

Resultatet er uansett et sløseri av uante proporsjoner. Hvem vet hvor mange offentlige skattemillioner som kastes bort på dette?

Økt kontrollvirksomhet
Manglende kontroll kan bli en dyr lærepenge. Kontrollene skal dessuten ha økt i omfang de siste årene. Det har nok kompleksiteten i avtaleverk og lisensregler gjort også.

Microsoft hevder for øvrig at alle deres kunder kan regne med å bli sjekket i løpet av en treårsperiode.

Da Frøystein kom fra Atea og overtok direktørstolen i Comparex for tre år siden hadde virksomheten han gikk til et årlig underskudd på 12 millioner kroner.

– Nå går vi i pluss og er et relativt sunt selskap. Omsetningen vår på Microsoft er doblet.

– Før var det ikke samme fokus, modenhet eller oppmerksomhet rundt det å være riktig lisensiert. Det har nærmest eksplodert de siste to årene, sier Erik Frøystein.

Vi tar oss i å tenke at disse tingene henger sammen med den økte kontrollvirksomheten.

– Om det er resultat av at kundene våre oftere får besøk og revisjon nå enn tidligere kan nok være. De aller fleste ønsker å være riktig lisensiert, og ser en mulighet for ikke å kaste penger ut av vinduet.

Uavhengig av hva programvareselskapene gjør, så er dette iallfall positivt for oss, for da har vi et virke, fortsetter han.

– Noen må tømme dobøtta
Comparex-sjefen er enig med de som synes at lisensregler har blitt tildels svært vanskelig å forholde seg til.

– For en vanlig kunde som ikke har dette som profesjon, så er svaret ja. Da jeg begynte i IT-bransjen på 1980-tallet (vi merker oss en rød logo fra salige Digital som pryder lokket på den bærbare pc-en hans) så hadde man minimaskiner (VAX-er, journ.anm.) koblet med coax-kabel til en terminal der man satt å tastet inn bokstaver. Kompleksiteten i dag er en helt annen.

IT-avdelingene er dessuten i langt mindre grad overbemannede, slik de var på 1980- og 1990-tallet. For de fleste er det vanskelig å dedikere kunnskap til dette, mener Erik Frøystein.

– Da kan det oppleves smertefullt å havne i en lisensrevisjon, fordi det tar mye tid. Det er ikke så moro å holde på med. Er du på hyttetur er det alltids noen som må tømme dobøtta, og så er resten moro.

digi.no retter søkelyset på lisensrevisjoner og -kontroll. Har du tips eller egne erfaringer? Kontakt vår journalist på e-post eller mobil 90 85 88 19. Vi behandler alle tips konfidensielt.