Dårlige rutiner, press fra sjefen og lite hensiktsmessige verktøy bidrar til at prosjektledere sløser bort 20 arbeidsdager i året, skal vi tro en ny europeisk undersøkelse.

Den kalles Chaos theory report (pdf) og er laget av Cint og Loudhouse på oppdrag for Projectplace.

Grunnlaget er 1.240 respondenter i form av prosjektledere i seks europeiske land – 208 av dem fra Norge.

Tid og penger
Målet er blant annet å finne ut hvorfor prosjekter sprekker på tid eller budsjett eller ikke kommer i mål.

Det underliggende motivet for oppdragsgiveren er nok å finne argumenter for å benytte prosjekthåndteringsløsninger.

Undersøkelsen har uansett noen generelle funn om årsaker og konsekvenser.

Her er noen resultater blant de norske prosjektlederne:

• 56 prosent opplever at deres arbeidsgivere forventer mer av dem for hvert år.
• 21 prosent prosjekter blir ikke ferdig i tide.
• 14 prosent ryker på budsjettet.
• 43 prosent av respondentene uttrykker at deres personlige liv ofte er påvirket av stress fra jobb.

Smertegrensen
Prosjektlederen har ofte for vane å påta seg for mye.

Smertegrensen ser ut til å gå ved håndtering av åtte prosjekter eller fler. Da mister man kontrollen.

Det hjelper heller ikke at mange jobber med langt mer enn de strengt tatt skulle. 43 prosent påtar seg oppgaver utenfor sine opprinnelige roller.

Konsekvensen er at prosjekter blir utsatt, og budsjettene blir sprengt.

Bedre blodtrykk
Drøyt halvparten av deltakerne har tatt i bruk rene prosjektstyringsverktøy, og det ser ut til å ha en effekt på både kalender, lommebok og blodtrykk.

De føler at dette kan resultere i spart tid (82 prosent), bedre kontroll på kostnader (69 prosent), lavere stressnivå (81 prosent) og en sterkere gruppeidentitet innen prosjektet (71 prosent).

Kanalkaos
Samhandling får mye oppmerksomhet om dagen, men noen ganger går det over stokk og stein.

Hver tredje norske prosjektleder har problemer med å vite hvilken kommunikasjonsform som skal brukes på arbeidsplassen.

Samhandling over forskjellige geografiske plasseringer og tidssoner blir beskrevet som lite effektivt.

Og her er trøbbel med kommunikasjonskanaler en fellesnevner.

E-post er fremdeles kanal nummer én (76 prosent) på europeiske arbeidsplasser. Og det er en real stressfaktor. 35 prosent av prosjektlederne føler stresset øke i takt med størrelsen på innboksen.

To timer om dagen
Deltakerne ble bedt om å vurdere hvor mye tid som går til spille på grunn av slike forhold. Snittet ligger på 2 timer og 45 minutter hver uke.

Det tilsvarer rundt 20 dager i året.