Manglende rutiner og dårlige dataverktøy kan føre til at svært mye av offentlige digitale dokumenter går tapt.

Det vil Arkivverket stoppe med å utvikle et standardisert og automatisert elektronisk arkiv for stat og kommuner. Da skal alle beslutninger og vedtak bli lagret på forsvarlig vis, samtidig som informasjonen blir tilgjengelig for nye digitale tjenester og deling på tvers av siloene i offentlig sektor.

9 av 10 forsvinner
– Behovet for en felles lagringsform er stort. Våre beregninger anslår at mindre enn 10 prosent av bevaringsverdig arkivmateriale fra perioden 1985 til 2014 er bevart i digitale sikringsmagasin, sier avdelingsdirektør Gunnar Urtegaard. Han leder avdeling for bevaring og tilsyn hos Arkivverket.

Arkivverdig materiale betyr blant annet konkrete vedtak som berører enkeltpersoner.

Avdelingsdirektøren betegner situasjonen som dramatisk.

– Vi ser at det brukes mange ulike systemer med til dels tungvinte rutiner for lagring, som ikke følges opp. Og mangel på oppgradering av lagringsmedier fører til at data går tapt når diskene blir ødelagt. Så her handler det om rettssikkerheten til innbyggerne, sier Urtegaard.

Mye å spare
Løsningen kan altså bli et såkalt eArkiv.

Prislappen er grovt beregnet til 72 millioner kroner over fire år. Gevinstene er usikre og beregnet til mellom 430 millioner kroner og 1,5 milliarder kroner frem til løsningen er fullt utbredt i 2034.

Det kommer frem i en rapport utarbeidet av IT- og konsulentselskapet Soptia Steria på oppdrag for Arkivverket.

Bedre og billigere
Det elektroniske arkivet er tenkt å bli en såkalt felleskomponent for offentlige digitale løsninger. Den vil være en infrastruktur som fungerer mot statlige og kommunale sak-, arkiv- og fagsystemer.

Arkivering skjer automatisk etter felles regler. Hvis arkiveringsrutinene ikke følges får saksbehandleren automatisk beskjed om «regelbruddet» og må korrigere.

Løsningen skal bruke Noark som standard, og kildekoden skal deles. Det skal gi billigere løsninger med bedre kvalitet.

– Gjennom å gi ut Noark-kjernen som utvikles i forbindelse med eArkiv, kan det frie markedet eller arkivskapere som lager fagsystemer, benytte denne kjernen i sitt arbeid. Dette vil være med på å heve kvaliteten på arkivtjenester gjennom at både arkivskapere og det frie markedet kan bruke mer ressurser på de verdiøkende aspektene og innsamlingen av arkivverdig materiale, ettersom de ikke bruker ressurser på å utvikle en Noark-kjerne, heter det i rapporten.¨

Les også: Noark ble endelig godkjent

Mer moderne
I dag mottar Riksarkivet materiale fra forvaltningen på manuelt vis og lagrer det i digitalt sikringsmagasin. Målet er mer datadrevet løpende uthenting av informasjon som skal lagres i et mer moderne datasenter.

Målet er et mer moderne datasenter med informasjon på disker og andre mer tilgjengelige medier.

På den måten kan eArkiv etter hvert brukes som en sentral tjeneste for offentlige virksomheter.

Private skyleverandører
Det gir også muligheter for private leverandører av skytjenester. Loven krever at arkivlagre skal være på norsk jord, mens holdningen er at man ikke har kontroll på hvor i verden skyleverandørene legger informasjonen.

En felles standard for eArkiv vil inneholde krav om at loven følges.

– Et eArkiv som nasjonal felleskomponent vil sikre at arkivverdig materiale lagres og sikres umiddelbart i Norge.

Dette kan gjøre det enklere å diskutere bruk av skytjenester for fagsystemer og arkiv, ut fra den vurderingen at man sikrer dataene på norsk jord gjennom eArkiv, skriver Sopra Steria i sin rapport.

Hele rapporten kan du lese her.

Søker om penger
Nå ligger ballen hos Kulturdepartementet.

– Vi foreslår at det bevilges penger til dette arbeidet i statsbudsjettet for 2016, sier avdelingsdirektør Gunnar Urtegaard til digi.no.

Arkivverket ser for seg at man starter i det små ved at noen få statlige etater blir med i en fullskala pilot fra neste år.

Flere har allerede meldt sin interesse.

Både Mattilsynet, IT- og servicepartner i Skatteetaten, Riksantikvaren og private Visma kan være aktuelle. Oljedirektoratet og NAV tygger også på ideen, og det er kommet signaler fra kommunal sektor.