Norske kommuner har fått et IT-verktøy som kan bli avgjørende for å få på plass digitale tjenester i stort omfang. Stikkordet er deling.

Asker kommune har samarbeidet med KommIT og IT-selskapene Puzzlepart og Microsoft om utviklingen av en nettbasert løsning for prosjekt- og porteføljestyring.

Den bygger på Sharepoint som plattform og benytter skyteknologi som gjør det mulig for kommuner å samarbeide bedre på tvers av kommunegrensene.

– Dette er en sentral del av infrastrukturen for systematisk deling av erfaringer, som teknologi og metode, i prosjekter, forklarer rådgiver Aleksander Øines hos KommIT.

Digitalisering
Utgangspunktet er at offentlig sektor skal digitalisere alle tjenester som det er praktisk mulig å kjøre digitalt. I kommunene er typiske eksempler barnehage- og byggesøknader på nett, men også mer avanserte funksjoner internt. Drømmen er automatisering av saksbehandleroppgaver og dermed kunne utnytte offentlige budsjetter langt mer effektivt.

KommITs oppgave er blant annet å legge til rette for en bedre og mer kostnadseffektiv digitalisering av hele kommunesektoren, og det nye verktøyet skal bidra til det.

– Tradisjonelt har kommunene jobbet på hver sin tue og gjort mye utviklingsjobb flere ganger. De ønsker å samarbeide, og her får de en plattform hvor de kan utveksle erfaringer og kopiere det andre har fått til, sier Øines til digi.no.

Byggesaker
En plattform for deling fungerer dårlig uten innhold. Første bidrag er digitalisert byggesaksbehandling i regi av KommIT med kommunene i IKT Agder som prøvekaniner.

– Når en håndfull kommuner har kommet i mål med e-byggesak, kan resten av kommunene hente ut erfaringer om metoder og teknologier som faktisk virker og bruke det på hjemmebane, forklarer KommIT-rådgiveren.

Bindes til Microsoft?
Asker valgte Sharepoint fra Microsoft som basis for prosjektverktøyet. Årsaken er at kommunen har erfaring med den fra før.

Gevinsten var en rask utviklingsjobb hos Puzzlepart, med oppstart i juni og levering i september 2014. Prislapp snaut 600.000 kroner.

Kildekoden til selve løsningen for å håndtere informasjonen er åpen og gratis tilgjengelig.

Derimot blir kommunene bundet til en grunnteknologi fra Microsoft gjennom Sharepoint.

– Hva slags utfordringer kan det by på å låse kommunene til én leverandør?

– Dette er jo et tveegget sverd. De fleste kommunene bruker jo Microsoft Office fra før, og lisensen inkluderer ofte Sharepoint. For de som ikke har lisens, finnes det en skyløsning der du kun betaler for det du bruker. Det er mulig å benytte prosjektstyringsverktøyet på annen programvare, men i praksis handler det om å benytte verktøyet på en plattform som kommuner flest er fortrolig med å bruke, mener Øines.

Sentral brikke
– Hvor viktig er dette prosjektstyringsverktøyet for digitalisering av offentlig sektor?

– Det er en viktig brikke i arbeidet med å endre måten kommunal sektor jobber på. Ved å få fart på delingen, skal vi få flere digitale tjenester med god kvalitet – som er en forutsetning for strategien om å benytte teknologi til å spare kommunene for arbeid og få mer ut av fellesressursene.

KommIT har ikke satt noe mål for når alle kommunene har logget seg på Sharepoint-løsningen.

– Nei, det har ingen hensikt. Vi jobber med utbredelse i takt med behovet hos de enkelte kommunene, og etter hvert som det blir prosjekt-erfaringer å dele her, sier Aleksander Øines.