I Horten kommune ble det brukt cirka tre årsverk til å planlegge oppdrag og lage arbeidslister i hjemmetjenesten.

Derfor så ledelsen der etter løsninger for å redusere tidsbruken.

Kommunen mente også at en effektivisering ville både spare betydelige beløp og gi bedre tjenester til brukerne sine.

De satte opp en rekke krav til hva et nytt planleggingsverktøy måtte oppfylle, og valgte deretter å samarbeide med bedriften SpiderSolutions AS.

Spider er et verktøy for planlegging av distribusjon og innhenting av gods. Dataprogrammet brukes også til å sette opp kjøreruter. 

– Spider er egentlig utviklet for best mulig planlegging av trafikk og effektive kjøreruter – ikke for å brukes i hjemmetjenesten, sier Lisbet Grut, seniorforsker i Sintef.

Det knyttet seg derfor stor spenning til om de ville lykkes med prosjektet.

– Men kommunen har allerede sett klare gevinster rundt kvalitet og de forventer også økonomisk gevinst om de lykkes med innovasjonsprosessen som pågår nå, forteller hun.

• Les også: Du har velferdsteknologi i lomma di

Første kommune i Norge

Ingen norske kommunale helse- og velferdstjenester hadde tidligere prøvd et slikt verktøy i tjenesten. Dermed hadde kommunen ingen å støtte seg på og ingen å lære av. De teknologiske utfordringene i prosjektet var store.

Horten kommune knyttet til seg Sintef og Høgskolen i Sørøst-Norge som forskningspartnere.

– Oppgavene i kommunale hjemmetjenester er mer komplekse enn i andre virksomheter som bruker dette planleggingsverktøyet, forteller Grut.

Det skjer hele tiden endringer i tjenesten, pasientene har mange ulike behov, og behovene endrer seg.

– Ansatte går i turnus og det er til tider få fagpersoner på jobb, spesielt i helger og ferier. I tillegg er det viktig å koble riktig kompetanse til riktig oppgave siden mange pasienter har spesielle behov, mener Grut.

 Alt dette måtte forskerne ta hensyn til i utviklingen av verktøyet.

• Les også: Dataspillet om eldre som faller ut av sengen

Testet i ordinær drift

Prosjektet har vært en blanding av teknologi- og tjenesteinnovasjon, ifølge forskeren.

– Vi har hele tiden gått stegvis fram og gjort gjentatte tester i ordinær drift. Hver test har blitt vurdert og diskutert før det har blitt besluttet hvordan vi skal gå videre.

Forskerne har vært aktive deltakere. De har gitt tilbakemeldinger underveis og diskutert med de andre i prosjektet.

Kommunen ser allerede forbedringer – særlig på bedre kvalitet og mer forutsigbarhet i tjenesten. Horten kommune forventer også økonomiske innsparinger rundt kjøringen mellom oppdrag og tiden som går med til å planlegge arbeidslister.

Hjemmetjenesten har mange tiltak i gang for å utnytte Spider videre, og de jobber intenst med å få til ytterligere gevinster.

– Erfaringene fra arbeidet vil nå gå videre i prosjektet OPTET – Optimeringsteknologi i hjemmebaserte tjenester, sier Lisbet Grut.

De fire kommunene Bergen, Porsgrunn, Sandefjord og Horten deltar i dette prosjektet, som skal se på hvordan Spider kan videreutvikles til et verktøy for strategisk planlegging av kommunale helse- og velferdstjenester.

I prosjektet vil de definere krav til et helhetlig IKT-system for kommunene, der trafikkverktøyet vil inngå som en del av systemet.

• Les også: Eldre blir buande lenger heime med omsorgsteknologi